Как обеспечить сохранность коммерческой тайны и служебной информации при увольнении сотрудника.
Миронов А. В.
Так сложилось, что компании помимо найма сотрудников время от времени вынуждены расставаться с ними, при этом не всегда расставание происходит по взаимному согласию сторон.
Вне зависимости от способов расставания в интересах сотрудника остается получить максимум возможного от бывшего работодателя, а в интересах работодателя - расстаться с сотрудником так, чтобы он получил ровно то, что ему причитается в соответствии с законом и договоренностями и ни на килобайт больше.
Как известно, российский закон предусматривает возможность заключения трудового договора, в котором можно зафиксировать положения, расширительно толкующие соответствующие статьи Трудового кодекса России, в частности установив специальный режим найма и увольнения сотрудников, в соответствии со спецификой деятельности предприятия-работодателя.
Так например, в части трудового договора посвященного найму сотрудника могут содержаться положения о «необходимом минимуме» предоставляемом сотруднику предприятием при найме сотрудника на должность: «предприятие обязуется предоставить сотруднику полностью оборудованное рабочее место, в том числе предоставить имя пользователя и пароль для входа во внутрикорпоративную компьютерную сеть и служебный электронный почтовый адрес».
Но помимо такого минимума для сотрудника должны быть установлены правила пользования предоставленными инструментами, в частности мне представляется необходимым в Трудовом Договоре оговорить режим использования служебного почтового адреса и режима использования ресурсов внутренней сети и интернета в целом, чтобы у сотрудника не оставалось иллюзий в отношении того зачем он получил все эти инструменты.
Также, в дополнение к указанным выше мерам, целесообразно определить механизмы обновления паролей (если таковые применяются на предприятии), например указать, что пароль для входа в локальную сеть подлежит замене один раз в месяц и соблюдать этот режим. За такие действия должен отвечать или начальник информационной службы или системный администратор.
В тех случаях, когда Трудовым договором уже определено то, чем сотрудник распоряжается в рабочее время и известно, к каким ресурсам он имеет доступ - при увольнении такого сотрудника достаточно перекрыть доступ к внутренней сети и электронной почте. Естественно, это не гарантирует того, что сотрудник недобросовестно воспользуется средствами записи информации, например популярными сейчас USB-Drive или пишушим CD-ROM.
В отношении конфиденциальной информации и информации, относимой предприятием к коммерческой тайне и служебной информации между предприятием и сотрудником может быть заключено «соглашение о неразглашении сведений составляющих коммерческую и служебную тайну», в таком соглашении должна быть определена ответственность стороны, совершившей раскрытие информации, а также определен порядок исчисления причиненного ущерба, поскольку в противном случае суд будет руководствоваться положениями Гражданского кодекса и только ими.
Использование же при рассмотрении споров о разглашении сведений составляющих коммерческую тайну и служебную информацию только положений Гражданского кодекса крайне невыгодно для предприятия, так как достаточно трудно доказать причиненный ущерб и сумму к уплате.
В качестве рекомендации я мог бы посоветовать включать в соглашение о неразглашении примерно такую формулировку: «при установлении факта разглашения сотрудником информации, носящей конфиденциальный характер или специально обозначенной как коммерческая информация или служебная тайна, лицо, разгласившее такую информацию несет ответственность в размере (необходимо установить реальную сумму ущерба), а в случае, когда ущерб не может быть определен - размер штрафа составляет усредненную стоимость работ Предприятия по договорам, заключаемым с Заказчиком». Помимо фиксации размера штрафа необходимо также указать срок действия такого соглашения, однако следует понимать, что установление срока более трех лет с момента увольнения сотрудника сводит шансы на получение штрафа к минимуму.
Как правильно уволить сотрудника
Полный перечень оснований прекращения трудовых отношений перечислены в статье 77 Трудового кодекса России, к ним относятся:
снованиями прекращения трудового договора являются:
1) соглашение сторон (статья 78);
2) истечение срока трудового договора (пункт 2 статьи 58), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
3) расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80);
4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя (статья 81);
5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (статья 75);
7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора (статья 73);
8) отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (часть вторая статьи 72);
9) отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность (часть первая статьи 72);
10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 83);
11) нарушение установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (статья 84).
Этот перечень не полный, поскольку законодатель предусмотрел, что Трудовой договор может быть расторгнут и по иным основаниям, предусмотренным кодексом и иными законами, в частности Гражданским кодексом.
Распространенная ошибка кадровых менеджеров - днем увольнения принято считать день следующий за днем увольнения работника, однако кодекс в статье 77 дает четкое определения момента, с которого сотрудник считается уволенным:
Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.
В случае, если стороны расходятся по взаимной договоренности и ни одна из сторон не имеет претензий к другой стороне, сотрудник уходит в другу компанию и оформляется по собственному желанию - проблем не возникает.
Предприятие обязано принять у сотрудника заявление об уходе по собственному желанию и по истечении 14 дней выдать сотруднику Трудовую книжку с записью «Уволен в соответствии со статьей 80 ТК РФ, приказ об увольнении № ___ от 20 ноября 2003 года», произвести расчет по заработной плате и выдать на руки справку о доходах. Помимо обязательных формальностей предприятие может потребовать у сотрудника подписать обходной лист в котором будет перечислено оборудование выданное сотруднику и место для отметки о том, что сотрудник это оборудование сдал.
В случае, предусмотренном статьей 78 Трудового кодекса РФ соблюдатся те же формальности, что и описанные выше, только вместо заявления об увольнении сторонами составляется соглашение о прекращении выполнения сотрудником своих обязанностей и в трудовую книжку производится запись: «Уволен в соответствии со статьей 78 ТК РФ, Соглашение от 20 ноября 2003 года».
В случае, когда сотрудник увольняется по инициативе Предприятия следует соблюдать формальную процедуру до мельчайших подробностей, поскольку любое нарушение законодательства, даже самое незначительное в случае обращения уволенного сотрудника в суд будет расценено против Предприятия и по решению суда сотрудник будет восстановлен в должности, а Предприятие будет обязано уплатить судебные расходы, расходы на адвоката сотрудника и оплатить сотруднику вынужденный прогул.
По инициативе Предприятия Трудовой договор может быть расторгнут по следующим основаниям:
1) ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем - физическим лицом и в этом случае проблем не возникает.
2) сокращения численности или штата работников организации;
3) несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие:
а) состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением;
б) недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
В случае увольнения по пунктам 2 и 3 увольнение допускается только в случае если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу.
4) смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);
5) неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание; каждое дисциплинарное взыскание должно быть специальным образом оформлено, иначе происходит несоблюдение формальной процедуры и наступают неблагоприятные для Предприятия последствия.
6) однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей:
а) прогула (отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня);
б) появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
в) разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
г) совершения по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, уполномоченного на применение административных взысканий;
д) нарушения работником требований по охране труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий;
В этом случае также требуется формальное оформление проступков сотрудника.
7) совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя;
8) совершения работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы;
9) принятия необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации;
10) однократного грубого нарушения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей;
11) представления работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора;
12) прекращения допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует допуска к государственной тайне;
13) предусмотренных трудовым договором с руководителем организации, членами коллегиального исполнительного органа организации;
В качестве заключения
С точки зрения закона, Предприятие всегда несет больше обязанностей перед своими сотрудниками, при этом в случае ошибки Предприятие всегда будет нести ответственность. Постепенно регулирование трудовых отношений в России приобретает цивилизованные формы и все чаще оформление найма сотрудников и увольнения требует квалифицированного подхода и профессионально составленных документов, поэтому в качестве рекомендации я бы советовал ответственным лицам предприятий обращаться к специалистам и требовать составления полного пакета документов, которые могут потребоваться при кадровой работе.
Студия Артемия Лебедева
Опубликовано в журнале "Директор информационной службы" в ноябре 2003 года
назад
главстраница